Per gli enti pubblici e privati che vogliono impegnarsi in iniziative a impatto sociale, preparare e
gestire i progetti si rivela spesso problematico. Purtroppo, è un problema che riguarda molte realtà
che si occupano di generare un impatto positivo: le intenzioni e le buone idee non mancano, ma
spesso a mancare sono l’organizzazione e il coordinamento.
Questi sono due elementi imprescindibili per massimizzare l’impatto sociale di realtà come
associazioni no profit, imprese e cooperative sociali o enti locali. Avere capacità gestionali e saper
creare uno spazio organizzativo “dall’alto”, infatti, permettono di preparare e gestire al meglio più
progetti insieme.
Così facendo, non solo aumenta il numero di iniziative che si possono intraprendere con successo,
ma si possono anche coordinare tra loro progetti separati per accrescere il loro impatto. Ma come
abbiamo detto, questa visione spesso manca in organizzazioni di questo tipo. Come mai?
I motivi sono molti e ovviamente ogni caso ha le sue specificità, ma parlando in linea generale
possiamo addurre questa situazione a 2 motivi principali. Il primo è l’assenza di figure formate in
project management, perché spesso manca il personale o si preferisce avere figure trasversali che
si occupino di più mansioni, inclusa la gestione dei progetti.
Il secondo è una mancanza culturale che implica anche la mancanza di una visione che punta a
crescere ed espandere l’impatto sociale della propria organizzazione. In assenza di una mentalità
di questo tipo, arriva anche a mancare un insieme di capacità fondamentali.
Perché un ufficio progetti risolve queste problematiche?
Innanzitutto, partiamo da che cosa sia un ufficio progetti. Con questo termine si indica un
dipartimento o un’area in cui le figure che vi lavorano hanno le competenze per sviluppare progetti
e iniziative in linea con la mission della propria organizzazione, e che li sappiano gestire al meglio.
Ma nel pratico, come si traduce tutto questo?
Nello specifico, il lavoro di un ufficio progetti consiste nel monitorare le opportunità di
finanziamento, nel preparare e sviluppare proposte progettuale complete e innovative. Questo vuol
dire, per esempio, ricercare i partner giusti per collaborare o selezionare figure professionali adatte
per determinati ruoli.
Non è raro, purtroppo, vedere progetti sociali naufragare o avere una performance mediocre a
causa di una scarsa preparazione o di una selezione di partecipanti approssimativa e non in linea
con gli obiettivi. Vuol dire anche analizzare e specificare l’insieme delle attività e dei costi, assicurandosi che il
budget sia sufficiente e che sia impiegato in maniera corretta. Questo significa non solo evitare
sprechi e massimizzare i risultati, ma vuol dire anche mostrarsi più affidabili nei confronti degli enti
finanziatori.
Un investimento a lungo termine per gli enti che vogliono crescere
Che voi lavoriate nel pubblico o nel privato interessato all’impatto sociale, non si può sottovalutare
l’importanza di un ufficio progetti. Non solo per i motivi sopra elencati, che comunque sono già
importanti, ma soprattutto per una ragione molto più importante: la crescita.
Soprattutto il settore no profit, in Italia come all’estero, è pieno di organizzazioni che lavorano
molto bene, ma che generalmente non puntano a crescere e a massimizzare l’impatto che
sarebbero in grado di generare. Se da un lato questo approccio ha i suoi benefici, come la
possibilità di concentrare gli sforzi in settori specifici o di operare in un territorio che si conosce
bene, dall’altro ha limiti importanti legati alla crescita e alla sostenibilità dell’ente.
L’ufficio progetti, per quanto richieda formazione, risorse e tempo, è la discriminante tra una
crescita organizzata e misurata contro un’espansione senza struttura destinata a far capitolare
l’organizzazione.
Da dove si comincia?
Avete mai pensato a come organizzare un ufficio di questo tipo? Se la risposta è sì, ne siamo
felicissimi: è il segnale che sempre più persone nel nostro campo considerano importante questa
tematica!
Ma se avete già provato ad aprire un dipartimento simile nella vostra impresa, allora saprete che è
un impegno tutt’altro che facile. E a questo punto, vi sarete chiesti, come si procede?
Una strada potrebbe essere quella di avvalersi di un supporto esterno, che guidi l’ente ad
analizzare il contesto di partenza, accompagnandolo poi a trovare l’organizzazione più adatta per
strutturarsi a progettare meglio, fino al supporto alla creazione di un vero e proprio ufficio progetti.
Questo è esattamente quello che facciamo in Project School, collaborando con enti di altissimo
livello e coordinando azioni e progetti in Italia e in Europa. Oltre ai progetti che curiamo
personalmente, offriamo anche la nostra consulenza a quelle realtà che vogliono imparare a
progettare in maniera più efficace ed efficiente, aumentando l’impatto sociale delle proprie
iniziative, e quindi dell’intera organizzazione.
Se siete curiosi di sapere con chi abbiamo lavorato, che traguardi abbiamo raggiunto, o anche solo
per un breve colloquio conoscitivo senza impegni, vi basterà contattarci qui. Speriamo di sentirvi
presto!
